在企業數字化轉型越來越深入的，企業通信與協作正在從輔助辦公升級為企業的核心生產工具，這一變化也給視頻會議市場帶來了前所未有的發展機遇。來自分析機構Frost&Sullivan的報告顯示，從2012年至2016年，視頻會議市場的市場規模以每年7.5%的復合年增長率從319億美元增長至426億美元，從2017年到2021年，視頻會議的市場預計復合年增長率達到8.3%，2019年市場規模超過550億美元。

Frost＆Sullivan在調查分析中還表示，全球有超過3200萬個會議室。到2022年，該公司預計70％的視頻會議將在小型會議室進行。隨著業務專業人員采用非例行會議的概念，技術經理必須繼續探索如何推出和更新這些設施，以獲得較佳的采用和投資回報。

實現會議房間管理

實現這一目標的方法之一是深入了解空間的使用時間和方式，以及由誰使用，既是增加房間的分析功能或預訂功能。房間分析和預定功能不僅可以幫助用戶找到可用的會議空間，還可以為技術經理提供有價值的信息，從而影響未來的購買決定。用戶可以通過在房間外面安裝某種預定面板來隨時了解這些房間的信息，在面板上他們可以找到可用的房間，查看多長時間才能使用，然后在現場直接預定。此功能讓技術經理知道房間預訂的頻率，以及在特定區域預訂了哪些房間。預定功能也可以擴展到共用辦公桌：可以幫助大家走進一個共享的辦公室環境時，迅速找到并預訂一張空的辦公桌。

一些組織已經開始在為他們的會議空間配備先進的協作系統。這不僅僅是房間內的簡單顯示，而是實際的協作平臺，可以同時與房間內和房間外的人進行互動，也為需要的專業人員提供更復雜的協作功能。當然并不是所有的小型會議室中都必須配備，而是在部分特定的空間上使用。大型會議室將不再取代這些較小的會議室，因此技術開始滲透到它們中。

使用高質量的音頻設備

房間分析可以深入了解空間的使用時間和方式，這是了解未來如何更新空間的重要信息。但是除了上面這些協作系統，在為這些空間裝配設備時，技術經理也必須優先考慮到遠程會議參與者會使用到的音頻系統。一場會議成功與否的首要因素往往是音頻，我們可以擁有精心設計的會議和協作工具，但如果音頻不佳，遠端的人會聽不清楚。重要的是在會議室安裝一個的、更高質量的音頻設備，無論是USB擴音器還是其它產品，這在會議室優異有效，提供增強的音頻功能。視頻可以讓會議很棒，但沒有良好的音頻，團隊成員很難相互分享想法。

制定一個標準化的協作系統

鑒于許多組織部署了數百甚至數千臺這些設施，標準化也應成為首要任務。雖然某些小型會議空間可能稍微復雜一些，例如那些協作系統示例的空間，但它們越是保持合理的一致性，就越容易使用和管理。有一個需要進行培訓的定制會議室是一碼事，但如果你要嘗試在整個組織中進行部署，那么重復操作就很重要。否則，公司會面臨采用率很低的風險。

更新這些空間的挑戰之一是處理已經存在的固定元素。我們很難知道某些組件是否適合建筑環境，因為變量太多了。顯示器的類型，它與輔助設備、家具、電源插座、數據丟失的兼容性，每個都對可以安裝的新技術產生影響。當你開始一個小型會議空間的煥新項目時，首要考慮的是：我如何創建一個不需要大量房間修復或家具更改的解決方案？因為如果地板中的導管已經裝滿了數據線，那么這些導線就不能用作平面屏幕和辦公桌之間的電纜路徑。設備件只是一部分;它實際上關于如何在現有設施中實施該設備，這一點使這些升級和煥新項目具有挑戰性。

隨著組織需求的變化，對這些空間構成的進行改變也是一個問題：當公司想要將幾乎沒有什么功能的“靜態”空間轉換為更加動態的會議空間時會發生什么？或者，如果希望將一個舊會議室改造成更正式的會議室？一家大的企業公司會有很多空間，其中有數百個用途不確定的房間，在項目開始時以某種方式定義其用途，但是到后期一個小型會議室可能變為辦公室，甚至在幾年后還可能變為會議室。用傳統的AV技術很難適應這種情況。除非每次發生這種情況，你基本上是在做一個建筑項目或者是一個完整的安裝重新設計項目。但是不得不考慮到的是，房間的靈活性增加了公司房產的價值。

雖然許多大型企業都遵循更新周期，但技術經理也可能希望盡可能地讓他們的會議室提供不過時。這并非不可行，通過一個可靠的協作平臺，你的空間升級可能變得有些沒有實際意義。大多數組織已經就他們想要投資的協作平臺做出了戰略決策，然后他們在會議室中所做的一切都集中在與該標準的整合上，重要的是選擇適合自身平臺的支持技術。制造商可以使其技術能夠支持多種平臺并且做得很好。但也有一些例外，大多數情況下，AV制造商試圖亮出一個與平臺無關的立場。

標準化、用戶友好的小型會議空間是推動采用的關鍵。視音頻系統集成商提供培訓服務，幫助用戶了解在這些空間中部署的技術，以及他們如何將其融入工作流程。

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